O que é Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC) ?
Vivemos em um mundo de constante evolução tecnológica, impactando diretamente o universo fiscal e tributário. Uma dessas inovações é o Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC), uma ferramenta desenvolvida para simplificar a comunicação entre empresas e o governo. Deixando para trás métodos antigos, como o envio de cartas pelos Correios e publicações no Diário Oficial, apostando em uma abordagem mais ágil e eficiente.
O DEC, que significa Domicílio Eletrônico do Contribuinte, é um espaço online destinado para que empresas ou pessoas jurídicas possam receber mensagens da Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ).
É como uma caixa de correio digital onde as autoridades fiscais podem enviar informações e avisos importantes relacionados aos impostos de esfera Federal, Estadual, e Municipal.
Também conhecido como DTE (Endereço Tributário Eletrônico) em nível federal e em alguns estados, ele facilita a comunicação através das Prefeituras e Secretarias de Fazenda Estaduais, com plataformas específicas para cada caixa postal eletrônica.
Para que Serve o Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC)?
De forma prática, a SEFAZ faz uso do canal para:
- Manter o sujeito passivo informado sobre diversos atos administrativos;
- Enviar intimações e notificações;
- Emitir avisos sobre diferentes assuntos.
Tipos de Mensagens do Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC):
1- Avisos: Avisos e mensagens relacionadas diretamente ao contribuinte.
Exemplos: divergências identificadas no programa “Nos Conformes” e mudanças na legislação.
2- Notificação: Utilizada para enviar mensagens que exigem conhecimento do contribuinte e podem demandar alguma ação por parte dele.
Exemplos: solicitação de apresentação de documentos, esclarecimentos fiscais e notificação de lavratura de AIIM. O conhecimento pode ocorrer expressamente (quando o DEC é acessado) ou tacitamente (10 dias após o envio).
3- Intimação: Comunicação relacionada a processos tributários ou para cumprir obrigações de empresas vinculadas ao Simples Nacional. O conhecimento pode ocorrer expressamente (quando o DEC é acessado) ou tacitamente (10 dias após o envio).
4- Comunicados: Geralmente são mensagens geradas pelo sistema e não possuem controle quanto à data de ciência pelo contribuinte. Ex: mensagens de boas vindas, e geração de procuração eletrônica.
Como acessar o Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC)?
O primeiro passo é entender qual esfera da caixa postal você deseja acessar: Federal, estadual ou municipal, e realizar o credenciamento no sistema de acordo com o Estado ou Município que sua organização está localizada.
É importante destacar que cada localidade possui uma plataforma específica para o cadastramento e o acompanhamento das notificações. Portanto, esse processo precisa ser realizado em cada um dos domicílios.
Categorias do Domicílio Eletrnico do ôContribuinte (DEC):
Caixa postal Federal: Conhecida como Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) A plataforma de âmbito federal pode ser acessada pelo e-CAC.
Caixa postal Estadual: Cada Estado brasileiro possui um site de sua respectiva secretaria da fazenda, no qual através dele é possível realizar a consulta do DEC. Confira os portais para acessar o DEC de cada Estado.
Caixa postal Municipal: Para DECs municipais, é importante entender se a prefeitura possui um site, e mesmo se houver um site, verificar se existe um sistema online de caixa de mensagens. Vale ressaltar que o Brasil tem 5563 municípios, e alguns ainda não passaram pelo processo de digitalizar seus portais digitais públicos.
Ao escolher o DEC, as intimações passam a ser feitas de forma digital. As Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e o órgão Federal podem migrar a comunicação para esse formato, utilizando plataformas diferentes para cada uma dessas esferas.
Importância de Verificar o DEC Regularmente
Como vimos anteriormente, cada esfera utiliza um canal específico para se comunicar com o contribuinte. Portanto, na prática, acessar o DEC envolve visitar diferentes sites, o que aumenta a possibilidade de perder prazos, e resulta numa complexa gestão de informações.
Quando uma mensagem chega no DEC, o contribuinte tem a opção de lê-la imediatamente ou não. Nos cenários de notificações ou intimações com efeito jurídico que demandam uma resposta ou ação por parte do contribuinte, após a mensagem ser lida, será atribuído um prazo para que essa ação seja tomada. Porém, caso o contribuinte não leia a mensagem, existe um segundo atributo que é levado em consideração: a ciência tácita.
O prazo de ciência tácita de uma mensagem é uma data a qual aquela notificação será tida como lida, independentemente do contribuinte ter lido ou não a mensagem, e eventuais prazos ou processos com efeito jurídico começaram a contar.
Tomando a prefeitura de São Paulo como exemplo: Notificações devem ser lidas em até 10 dias, e após esse período, elas serão tidas como lidas, independente da ação do contribuinte.
Após o cadastramento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a contar a partir do envio da intimação em formato digital.
Diante disso, surgem alguns desafios na administração do DEC:
- É necessário verificar regularmente a caixa postal eletrônica para evitar a perda de prazos;
- O grande volume de mensagens pode fazer com que intimações ou notificações importantes não sejam percebidas em tempo hábil;
- Gerenciar volume de mensagens em diferentes portais;
- Consultar as caixas de DEC ainda é um trabalho braçal que toma muito tempo das empresas;
- O uso do DEC exige uma maior integração entre as áreas contábil, fiscal e jurídica;
- Ordem de leitura dependente da visualização de mensagens anteriores;
Portanto, é imprescindível que as empresas verifiquem regularmente suas caixas de mensagens para evitar a perda de notificações cruciais e prejuízos financeiros. Uma opção eficaz é a utilização de um software integrado, que simplifica o processo e reduz os riscos.
Monitoramento de DEC para múltiplos CNPJs
Empresas que operam com diversos CNPJs simultaneamente, seja devido a filiais em diferentes estados ou municípios, ou escritórios de contabilidade que gerenciam uma variedade de clientes, enfrentam desafios ao monitorar eficientemente o Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC). Muitas vezes, a abordagem tradicional envolve o uso de planilhas com vários links e portais, que acabam se acumulando com links expirados e documentos em PDF desatualizados.
Essa prática torna-se particularmente complexa quando lidamos com um grande volume de informações provenientes de diferentes esferas governamentais. A gestão manual desses dados pode resultar na perda de prazos importantes, falta de visibilidade sobre mensagens relevantes e exigir um esforço excessivo por parte das equipes contábil, fiscal e jurídica.
Como monitorar DECs e DTEs da melhor forma?
Neste artigo, desvendamos o Domicílio Eletrônico do Contribuinte, explorando seus benefícios e desafios. E com certeza ficou claro a dificuldade de gerenciar DECs de mais de um CNPJ.
Uma ótima forma de extrair o melhor do DEC é utilizar uma ferramenta digital que unifica o gerenciamento das comunicações, como o Master DEC-CND. Assim, sua empresa não perde mais nenhuma mensagem importante!
